SWOT analysis urdu پالیسی کیسے بنائی جائے؟

SWOT ANALYSIS

موجودہ معاشی حالات اور خاص طور پر وبائی صورتحال کے بعد ، کاروبار کو اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے ، چیلنجوں سے نمٹنے اور اپنے مقاصد کے حصول کے لئے اسٹریٹجک یعنی دور اندیش فیصلے کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ طویل المیعاد پالیسی فیصلے تب ہی نتیجہ خیز ثابت ہوسکتے ہیں جب صحیح معلومات اور وسیع تر تحقیق کی روشنی میں کئے جائیں۔

آپ یا تو کوئی کاروبار کرتے ہیں یا پھر کسی کے کاروبار میں ملازمت کرتے ہیں۔ دونوں صورتوں میں آپ روزانہ کاروبار سے منسلک رہتے ہیں۔ کاروبار میں بہت سے آپریشنل فیصلے لیے جاتے ہیں جو کاروباری روٹین کا حصہ ہوتے ہیں۔ جیسے کسی فیکٹری یا بیکری میں روز پروڈکشن کرنا،  بنک میں روز ٹرانزیکشن کرنا ، ٹیلی کام میں نیٹ ورک سے متعلق مسائل کو حل کرنا وغیرہ وغیرہ۔ لیکن کاروبار میں ان وقتی روزمرہ کے فیصلوں کے علاؤہ بڑے فیصلے بھی لینے ہوتے ہیں۔ یہ بڑے فیصلے کاروبار یا کمپنی کے مستقبل سے متعلق ہوتے ہیں۔ مثلاً

 اگلے چند سالوں میں آپ کی سیل یا پروڈکشن کتنی ہونی چاہیے؟

آپ کو کس نئی مارکیٹ میں جانا چاہیے؟

آپ کو اپنے مینوفیکچرنگ پلانٹ میں کیا تبدیلی لانی چاہیے؟

آپ کو اپنے اخراجات میں کیا کمی لانا ہوگی؟

آپ کے ملازمین کو کون سی نئی مہارت حاصل کرنا ہوگی؟ وغیرہ وغیرہ۔

یہ بڑے اور دور اندیش فیصلے Strategic Decision کہلاتے ہیں۔ دنیا بھر میں ہر چھوٹے بڑے کاروبار سے منسلک لوگ ایسے strategic فیصلے لینے کے لیے پہلے ایک تجزیہ کرتے ہیں جسے SWOT analysis کہتے ہیں۔ ہمارا آج کا موضوع اسی SWOT analysis سے متعلق ہے۔ اس مضمون میں ہم جانیں گے۔ 

1- سواٹ تجزیہ یعنی SWOT analysis ہوتا کیا ہے؟

2

- آپ اس تجزیہ کو کیسے انجام دے سکتے ہیں ؟ اور اس کو انجام دینے میں کن امور کا جائزہ لیا جاتا ہے؟

3- اس سے آپ کے کاروبار کے لیے کس طرح پالیسی بنائی جاتی ہے؟

1- سواٹ تجزیہ یا SWOT analysis

دوستو SWOT دراصل 4 انگریزی حروف S,W,O,T ہیں۔ جو 4 انگریزی الفاظ کو ظاہر کرتے ہیں۔  یہ 4 انگریزی الفاظ درج ذیل ہیں۔

Strength طاقت

Weakness کمزوری 

Opportunity   مواقع

Threats   دھمکیاں        

1- طاقت یا Strength

آپ کے کاروبار میں ہر وہ چیز جو آپ کو مارکیٹ میں اپنے مدمقابل سے زیادہ بہتر بناتی ہے، اسے کاروباری طاقت یا Strength کہتے ہیں۔ مثلاً مارکیٹ میں

آپ کے پاس زیادہ ورائٹی ہے، 

آپ کی کوالٹی بہتر ہے،

آپ کی قیمت سب سے بہتر ہے،

آپ کا پلانٹ جدید ہے،

آپ کی لوکیشن ایسی ہے کہ مارکیٹ اپروچ میں آسانی ہے،

آپ کے سپلائرز اچھے ہیں، 

آپ کے ڈسٹریبیوٹر اچھے ہیں،

آپ کا سٹاف زیادہ ٹرینڈ اور پروفیشنل ہے وغیرہ وغیرہ

2- کمزوری یا Weaknesses

آپ کے کاروبار میں ہر وہ چیز جس میں آپ اپنے مدمقابل سے پیچھے یا کمتر ہیں، اسے آپ کی کاروباری کمزوری یا weakness کہتے ہیں۔ مثلاً 

آپ کا پلانٹ جدید نہیں، 

آپ کی لوکیشن اچھی نہیں۔ 

آپ کی خام مال کی قیمت خرید زیادہ ہے،

آپ کا ڈسٹریبیوٹر نیٹورک کمزور ہے, 

آپ کے اوور ہیڈ اخراجات زیادہ ہیں، 

آپ کا سٹاف اچھی مہارت نہیں رکھتا، 

آپ کے پاس جدید ٹیکنالوجی نہیں وغیرہ وغیرہ

دوستو۔۔ strength اور weakness دونوں کسی بھی کاروبار کے اندرونی عوامل ہوتے ہیں۔ ان کو internal factors بھی کہا جاتا ہے۔ اور سب سے اہم بات یہ کہ آپ ان کو کنٹرول کر سکتے ہیں۔ اس لیے ان کو controllable factors بھی کہا جاتا ہے۔ مثلاً 

آپ اپنا پلانٹ تبدیل کر سکتے ہیں، اچھے لوگوں کو ملازمت پر رکھ سکتے ہیں اپنی ٹیم کو ٹریننگ دے سکتے ہیں وغیرہ وغیرہ

3- مواقع یا opportunities

مواقع یا opportunities وہ عوامل ہیں جن سے آپ کے کاروبار کو فائدہ پہنچ سکتا ہے۔ کوئی بھی ایسی صورت حال جس سے آپ کے کاروبار میں بہتری آ سکتی ہو۔ مثلاً

حکومت کی طرف سے آپ جیسے کاروبار کے لیے کوئی خاص سہولت،

کوئی ایسا تہوار جس میں آپ کی سیل بڑھ سکتی ہو، 

خام مال کی قیمتوں میں کمی،

گاہک یا کسٹمر کا رجحان، 

عالمی منڈیوں تک رسائی میں حکومتی تعاون، 

کاروبار کے لیے بنکوں کی طرف سے کوئی اسکیم،

ملکی سطح پر معاشی ترقی، وغیرہ وغیرہ

4- دھمکیاں یا threats

دھمکیاں یا threats ایسے عوامل ہیں جن سے آپ کے کاروبار کو نقصان پہنچ سکتا ہو، ایسی صورتحال جو آپ کے کاروبار کے لیے بالکل سود مند نہ ہو۔ مثلاً

امن و امان کی خراب صورتحال،

خام مال کی شارٹیج،

موسمی آفات، 

آپ کے مد مقابل کاروبار،

آپ کی مصنوعات کے مقابلے میں کوئی نئی ایجاد،

ملکی معیشت میں گراوٹ، وغیرہ وغیرہ

جس طرح strength اور weakness کاروبار کے اندرونی عوامل internal factors ہیں اسی طرح opportunities اور threats کاروبار کے بیرونی عوامل یا external factors ہوتے ہیں۔ کیونکہ کاروبار کا ان پر کوئی اختیار نہیں ہوتا اسلئے ان کو uncontrollable factors بھی کہا جاتا ہے۔ مثلاً حکومتی پالیسیاں آپ کے اختیار میں نہیں، امن و امان کی صورتحال میں آپ کچھ نہیں کر سکتے۔

2- سواٹ تجزیہ یا SWOT analysis کا طریقہ اور اسکو انجام دینے میں کونسے امور زیر غور ہوتے ہیں؟ 

مستقبل میں کسی بھی قسم کی متوقع پریشانی سے بچنے کے لیے، نئی پالیسی بنانی ہو یا موجود پالیسی میں تبدیلی کرنا ہوتو SWOT analysis کیا جاتا ہے۔ کامیاب کمپنیاں یا کاروبار سال میں ایک ، دو ، تین یا ہر ماہ بھی SWOT analysis کرتی ہیں۔ SWOT analysis ایک ٹیم ورک ہوتا ہے اس کو انجام دینے کا طریقہ اس طرح سے ہے

ا- آپ کی ٹیم کی شمولیت

سب سے پہلے اپنی ٹیم میں ہر شعبہ سے ماہرین کو اکٹھا کریں۔ مثلاً پروڈکشن انچارج، سیلز مینیجر، لیبر انچارج، پروکیورمنٹ یا خریداری کرنے والا، ٹیکنیکل ایکسپرٹ وغیرہ۔ غرض آپ کے کاروبار میں جتنے بھی شعبے ہیں سب سے کم سے کم ایک ماہر شخص کو ضرور اکٹھا کریں۔ آپ کا مقصد ایک اچھا فیصلہ لینے کے لیے ہر شعبے سے زیادہ سے زیادہ اور کارآمد معلومات اکٹھی کرنا ہے۔ 

ب- ماہرین کی رائے

ان ماہرین کو task دیں کہ ان کے حساب سے، مارکیٹ میں مدمقابل کے لحاظ سے، جو بھی بہتری ہے یعنی strength اور جو بھی کمی ہے، یعنی weakness اس کو لسٹ کی صورت میں نوٹ کریں۔ اس سے پیچھے ہم نے strength اور weakness کی مختلف مثالوں کا ذکر کیا ہے۔ اچھا پلانٹ، اچھی ٹیم، بہتر ورائٹی، کم قیمت پر خریداری وغیرہ یہ سب کاروبار کی strength  ہیں۔ 

اسی طرح اسٹوریج کی کمی، چھوٹا پلانٹ، ناتجربہ کار ٹیم، اور چھوٹے سپلائرز وغیرہ آپ کی weakness ہیں۔ 

آپ کی اس SWOT team کا ہر ممبر اپنی الگ الگ لسٹ بنا کر لائے۔ 

ج- مختلف لسٹوں کا  cross check

جب تمام ممبر اپنی اپنی لسٹ آپ کو جمع کرا دیں تو ان کو کراس چیک کریں۔ جو پوائنٹ مختلف لسٹوں میں دہرائے گئے ہیں ان کو ایک شمار کریں۔ اور ان تمام لسٹوں سے اپنی ایک فائنل لسٹ مرتب کر لیں۔ 

د- ٹیم میٹنگ 

 اب آپ اپنی ٹیم سے بھرپور میٹنگ کریں۔ پوری ایمانداری اور خلوص کے ساتھ اپنے کاروبار کی strength،  weakness اور opportunities, threats کی فائنل لسٹ مرتب کریں۔  

اپنی ٹیم سے مشاورت کریں ، تجاویز لیں، کس طرح اپنی strength کو مستقبل میں بھی برقرار رکھا جا سکتا ہے، کیا ایسے اقدامات اٹھائے جائیں کہ کاروبار کی weakness ختم ہو سکیں۔ مارکیٹ میں موجود opportunities سے کس طرح مستفید ہوا جا سکتا ہے۔ 

آپ کی ٹیم کی نظر میں کمپنی کا مستقبل کیسا ہو سکتا ہے؟ کن چیزوں سے فائدہ اٹھایا جاسکتا ہے، یعنی کمپنی یا کاروبار کے لیے کیا مواقع opportunities ہیں۔ کس مارکیٹ سے اچھا ریسپانس آ سکتا ہے، کونسی پروڈکٹ زیادہ چل سکتی ہے، خام مال میں آجکل کیا سستا ہے، کس مارکیٹ یا فیلڈ میں ہمارے مدمقابل کچھ کمزور ہیں، حکومت یا بنکوں کی اسکیم بھی اچھی opportunity ہو سکتی ہے۔  اسی طرح کاروبار کو کچھ threats یعنی کاروباری دھمکیوں کا بھی سامنا ہوسکتا ہے، جیسے خام مال کی شارٹیج، زیادہ ٹیکس، مارکیٹ میں مندی، وغیرہ یاد رکھیں آپ کے کاروباری مدمقابل جن چیزوں میں آپ سے کمتر ہیں وہ سب آپ کی opportunities ہیں اور جن چیزوں میں آپ کے یہ مدمقابل آپ سے بہتر ہیں وہ آپ کے لیے threats ہیں۔ 

یاد رہے کہ opportunities اور threats چونکہ بیرونی عوامل ہیں، اس لیے اپنی ٹیم سے مشاورت کے ساتھ ساتھ بہت ضروری ہے کہ آپ اپنے کسٹمرز، سپلائرز اور ڈسٹریبیوٹر سے بھی مشاورت کریں۔ اپنے کسٹمرز سے اپنی سروس سے متعلق پوچھیں۔ کسٹمرز سے تجاویز لیں۔ آپ کے سپلائرز آپ کو خام مال سے متعلق آنے والی opportunities یا threats کے بارے اچھی آگاہی دے سکتا ہے۔ آپ کے ڈسٹریبیوٹر آپ کو مارکیٹ سے متعلق اچھی معلومات دے سکتے ہیں۔ گاہک کی پسند ناپسند اور بدلتا رجحان بھی آپ کے لیے opportunities یا threats ہو سکتا ہے۔ 

اس کے ساتھ ساتھ حالات حاضرہ پر نظر رکھیں، اپنی انڈسٹری سے متعلق خبریں پڑھا کریں۔ حکومتی پالیسیوں پر بھی نگاہ رکھیں۔ حکومت مختلف اوقات میں مختلف شعبوں کو سبسڈی دینے یا مزید ٹیکس عائد کرنے کا اعلان کرتی رہتی ہے۔ دونوں صورتیں آپ کے لیے opportunities یا threats ہو سکتی ہیں۔ 

کو مدنظر رکھتے ہوئے پالیسی بنانا SWOT analysis-3

یہ سب سے آخری اور اہم مرحلہ ہے، آپ کے پاس تمام معلومات موجود ہیں، اب آپ نے حالات کے پیش نظر Strength, Weakness, opportunities, threats 

کے ذریعے پالیسی بنانی ہے۔ 

 S-O  پالیسی

یہ strength - opportunities پالیسی ہے۔

جب مارکیٹ میں opportunities ہوں اور آپ کے پاس اچھی کاروباری strength ہو تو آپ اپنی کاروباری strength کے ذریعے ان opportunities سے فائدہ اٹھاتے ہیں۔ اسے aggressive اپروچ بھی کہتے ہیں۔   مثلاً حکومت نے خام مال میں وقتی طور پر ٹیکس چھوٹ دی ہے، یہ ایک opportunity ہے تو آپ اپنے سرمائے، جو کہ آپ کی strength ہے، کو زیادہ سے زیادہ خام مال خریدنے کے لیے استعمال کریں گے۔ یہ ایک جارحانہ اپروچ ہوتی ہے۔ عموماً معاشی تیزی میں آپ اپنی strength کو opportunities سے فایدہ اٹھانے کے لیے استعمال کرتے ہیں اور اپنے کاروبار کو بڑھاتے ہیں۔ 

 S-T پالیسی

یہ strength - threats پالیسی ہے،

جب مارکیٹ میں آپ کے لیے کوئی threat ہو اور آپ کے پاس اچھی کاروباری strength ہو تو آپ اپنی strength کو اس طرح استعمال کرتے ہیں کہ آپ کے کاروبار پر threat کے منفی اثرات کو کم سے کم کیا جا سکے۔ اسے defensive اپروچ بھی کہتے ہیں۔  مثلاً مارکیٹ میں کچھ نئے لوگ آپ کے مقابلے میں  کم قیمت میں مال لے کر آ جاتے ہیں، جو کہ آپ کے لیے ایک threat ہے،  تو آپ اپنی اچھی کسٹمر سروس، جو کہ آپ کی strength ہے، سے اپنے گاہک کو مطمئن رکھ سکتے ہیں۔ 

 

 W-O پالیسی

یہ Weaknesses - Opportunities پالیسی ہے، 

جب آپ کا تجزیہ بتائے کہ مستقبل میں کچھ زبردست opportunities آ رہی ہیں، لیکن آپ اپنی کاروباری Weaknesses کی وجہ سے ان opportunities سے فائدہ نہیں اٹھا سکتے۔ اسے pre-aggresive اپروچ بھی کہتے ہیں۔  اب آپ اپنی Weaknesses کو دور کرنے کی پالیسی بناتے ہیں۔ مثلاً آپ کی انڈسٹری کی مصنوعات کی ایکسپورٹ بڑھنے والی ہیں لیکن آپ کے پاس اچھی پروڈکشن کے لیے جدید پلانٹ نہیں ہے۔ تو ایسی صورت میں آپ کی پالیسی ہوگی کہ فوری طور پر جدید پلانٹ کا بندوست کر کہ اس آنے والی opportunity  سے فایدہ اٹھایا جائے۔ 

 W-T پالیسی

یہ Weaknesses - threats پالیسی ہے، 

یہ سب سے مشکل صورتحال ہوتی ہے، جب مارکیٹ میں کچھ threats آنے والی ہیں، اور آپ اپنی کاروباری Weaknesses کی وجہ سے ان threats کا مقابلہ بھی نہیں کر سکتے۔  اسے pre-defensive اپروچ بھی کہتے ہیں۔ ایسی صورت میں آپ اپنی Weaknesses کو کم سے کم اس لیول تک دور کرتے ہیں کہ مارکیٹ threats کا مقابلہ کیا جا سکے۔ مثلاً معیشت کی گراوٹ کی وجہ سے مارکیٹ میں مندی آنے والی ہے اور سیلز بہت کم ہو سکتی ہیں جو کہ ایک threat ہے اور آپ کے overhead اخراجات اس کم سیلز پر پورے نہیں ہونگے، یہ آپ کی Weakness ہے، تو آپ اپنے overhead اخراجات کو ابھی سے کم سے کم کرنے کی کوشش کریں گے تاکہ آپ کا کاروبار آنے والی اس threat سے کم سے کم متاثر ہو۔۔۔

کسی بھی کاروبار کو عموماً اسی طرح کے حالات کا سامنا ہوتا ہے۔ ان حالات میں کاروباری حضرات یا بزنس مینیجر SWOT analysis کی مدد سے بروقت اور کارآمد پالیسی بنا سکتے ہیں۔ یہ بہت ضروری ہے کہ  ایک دفعہ SWOT analysis سے پالیسی بنا لی جائے تو اس کے نتائج کا جائزہ لیتے رہیں۔ اور جب ضرورت محسوس ہو کچھ ردو بدل بھی کر لیں۔ 

 نئے کاروبار میں تو پلاننگ کے وقت اپنے وسائل اور مارکیٹ کی صورتحال کے پیش نظر SWOT analysis کی مدد سے مستقبل کا لائحہ عمل طے کیا جاتا ہے، لیکن چلتے کاروبار میں بھی کسی بھی وقت اپنی پالیسیوں کا جائزہ لینے اور ان میں ضروری تبدیلی کے لیے SWOT analysisکیا جاتا ہے۔ 

نوٹ: آپ کے کاروبار یا کمپنی کی  Strength یا Weaknesses کیا ہوسکتی ہیں؟ اور مارکیٹ میں آپ کے کاروبار کے لیے کونسی opportunities یا threats ہیں؟ 

کومنٹس باکس میں ضرور بتائیں۔ شکریہ