منیجمنٹ میں بنیادی کام Management Functions

دوستو میرا نام فرحان بیگ ہے، میں سیلز اور منیجمنٹ کا تجربہ رکھتا ہوں، میرا مقصد منیجمنٹ کے حوالے سے بنیادی معلومات لوگوں تک پہنچانا ہے. میری کوشش ہے کہ لوگ منیجمنٹ کو سمجھیں اور اپنے کام یا بزنس کو بہتر انداز میں کر سکیں . میری اس کوشش میں مجھے آپ کے ساتھ کی بہت ضرورت ہے.

 اس سے پچھلے مضمون میں ہم نے  منیجمنٹ پر بات کی تھی. ہم نے یہ جانا کے منیجمنٹ کا مطلب لوگوں سے کام لینا ہوتا ہے . لوگوں سے کام لینے کے ساتھ ہم نے یہ بھی خیال رکھنا ہے کہ لوگ وہی کام کریں جو ان کو کرنا چاہیے اور کام کرنے کا طریقہ بھی درست ہو . 

آج کے مضمون میں ہم منیجمنٹ کے فنکشنز یا بنیادی کاموں کا جایزہ لیں گے . ہم یہ جانیں گے کے وہ کونسے کام ہیں جو منیجمنٹ میں کرنا ہوتے ہیں 

دوستو منیجمنٹ دراصل ٤ بنیادی کاموں کا مجموعہ ہے. اچھی منیجمنٹ کے لیے ان چاروں بنیادی کاموں کو سمجھنا اور سیکھنا بےحد ضروری ہے . یہ چار کام بالترتیب اس طرح ہیں 

١- پلاننگ یا منصوبہ بندی 

٢- آرگنایزنگ  یا بندوبست 

٣-لیڈنگ یا کمان 

٤- کنٹرول یا گرفت 

آئیے ان پر باری باری بات کرتے ہیں 

١-پلاننگ 

دوستو پلاننگ دراصل سوچنے کا عمل ہے . کسی بھی کام کو کرنے سے پہلے اس کے متعلق سوچنا پلاننگ کہلاتا ہے. سوچنے کے اس عمل میں ہمیں کچھ سوالوں کے جواب ڈھونڈنا ہوتے ہیں ان جوابات کا حصول ہی درحقیقت پلاننگ ہے . ہمارے سامنے ہمارا ہدف یا ٹارگٹ ہوتا ہے اور ہم اس ہدف کو ذہن میں رکھ کر چند سوالوں کے جواب حاصل کرتے ہیں. یہ سوال اسطرح ہیں کہ ہدف یا ٹارگٹ کے حاصل 

کرنے کے لیے 

کیا کرنا ہے؟

کیسے کرنا ہے؟

کب کرنا ہے؟

کس نے کرنا ہے؟

کتنے وقت میں کرنا ہے؟

دوستو پلاننگ ہمیشہ مستقبل کے بارے میں کی جاتی ہے. ہمیں سب سے پہلے اپنی یا اپنے بزنس اور کمپنی کی موجودہ پوزیشن کو دیکھنا ہے اور اپنا ہدف طے کرنا ہے. مثال کے طور پر آج ہماری کمپنی کی سیلز دس لاکھ ماہانہ ہیں اور ہم اس میں اضافہ چاہتے ہیں تو ہم یہ ٹارگٹ سیٹ کریں گے ہمیں ایک سال میں اپنی سیلز کو دس کی جگہ پندرہ لاکھ ماہانہ پر لے جانا ہے . اب اس ہدف کو حاصل کرنے کے لیے ہی ہم پلاننگ کریں گے .

سیلز بڑھانے کے لیے کیا کرنا ہے؟   کیا ڈسکاؤنٹ دینا ہے؟  

 کیا سیلز ٹیم میں اضافہ کرنا ہے؟     نئی مارکیٹ میں جانا ہے؟  

  نئی پروڈکٹ لانچ کرنی ہے؟ وغیرہ 

ان سب میں سے کس کا انتخاب کریں؟ اگر سیلز ٹیم میں اضافہ کرنے کا انتخاب ہو تو کیسے کرنا ہے . کتنے لوگوں کا اضافہ کرنا ہے کس علاقے کے لیے کرنا ہے؟

سیلز ٹیم میں اضافے کا یہ فیصلہ کب لینا زیادہ مناسب ہوگا ، کون اس کام کو انجام دے گا . کون اس ٹیم کا انتخاب کرے گا؟ ٹیم کو ٹرینڈ کون کرے گا؟ وغیرہ وغیرہ 

اب ہم پلاننگ کا خلاصہ کرتے ہیں

ہدف کے مدنظر رکھتے هوئے 

١-یہ فیصلہ لینا کہ کیا کرنا ہے؟

٢- مختلف آپشنز بنانا کہ یہ یہ کیا جا سکتا ہے 

٣-اپنے آپشنز میں سے ایک یا ایک سے زیادہ بہتر آپشنز کا انتخاب کرنا 

٤-منتخب آپشنز پر کیسے عمل کیا جاۓ 

٥-کام کا طریقہ طے کرنا 

٦- کون لوگ یہ کام انجام دیں گے ، ٹیم کا انتخاب 

٧- پلاننگ کا فالو اپ رکھنا ،

 پلاننگ صرف شروع میں ہی نہی کی جاتی بلکہ منیجمنٹ کے دوران مسلسل فالو اپ رکھا جاتا ہے، جہاں جب ضروری ہو پلان میں ترمیم یا تبدیلی کی جا سکے.

یاد رکھیں پلاننگ میں وقت بہت اہم فیکٹر ہے، آپ جس کام یا ہدف کے لیے پلاننگ کر رہے ہیں اس کو کتنے وقت میں کرنا ہے. اگر آپ کا پلان ایک سال کا ہے تو اس کو تین یا چار مہینوں کے حساب سے تقسیم کریں اور چھوٹے پلان بنایں . اگر وقت پر کام نہ ہو سکا تو ساری پلاننگ ہی فیل تصور ہوگی . وقت کا تعین ہوش مندی سے کیا جاتا ہے ، چھٹیاں ، موسمی حالات اور وسائل کو مدنظر رکھنا بہت ضروری ہے. 

اب ہم منیجمنٹ کے دوسرے  فنکشن پر بات ہیں   

 

٢- آرگنائزنگ

 آرگنائزنگ دراصل پلانز کو عملی شکل دینے کا مرحلہ ہے. اس سے پہلے پلاننگ میں منیجمنٹ کام کے مختلف آپشنز اور طریقے منتخب کر لیتی ہے . اب یہ فیصلہ لینا ہے ان کاموں کو کیسے ترتیب دیا جاۓ . کون کیا کرے گا کون کون سے کام ایک طرح کے ہیں.  کونسے وسایل کس کام کے لیے کن لوگوں کو دینے ہیں. 

آرگنائزنگ میں منیجمنٹ کو بلترتیب چار ضروری کام کرنا ہوتے ہیں. 

١- کاموں کی  لسٹ اور گروپ بنانا 

تمام کاموں کی لسٹ بنائی جاتی ہے اور خیال رکھا جاتا ہے کے کوئی کام دہرایا نہ جا رہا ہو ، یعنی کسی ایک ہی کام کو دو یا دو سے زیادہ لوگ نہ کر رہے ھوں . مثال کے طور پر اکاؤنٹ میں ایک ہی انٹری دو لوگ نہ کر رہے هوں . اسی طرح اگر کسی کام کو انجام دینے کے لیے زیادہ لوگوں کی ضرورت ہے تو کام کو لوگوں کے حساب سے حصوں میں یوں تقسیم کیا جاتا ہے کہ سب پر ایک جیسا ورک لوڈ رہے . 

٢- ڈپارٹمنٹ بنانا 

اسی طرح ایک جیسی نوعیت کے کاموں کو گروپ کی شکل میں اکٹھا کر لیا جاتا ہے، جسے اکاؤنٹ سے متعلق کاموں کا ایک گروپ اور پروڈکشن سے متعلق کاموں کا دوسرا گروپ ، اس عمل کا فائدہ یہ ہوتا ہے کہ ایک جیسی نوعیت کے کاموں کو انجام دینے والے لوگوں کی ایک ٹیم بن جاتی ہے جو مل کر کام کرتی ہے اس سے ان کے کام میں مہارت بھی آ جاتی ہے اور وسائل میں بھی بچت ہوتی ہے. 

 ٣-ذمےداری کا تعین 

 کاموں کی تقسیم اور گروپنگ کے بعد اب اپنے لوگوں کو بتایا جاتا ہے کہ کون کیا کرے گا اور اس کی کیا ذمےداری ہے . لوگوں کو یہ بتانا کہ ان کو کیا کرنا ہے اور کیا نہیں کرنا بہت ضروری ہوتا ہے اگر ایسا نہ کیا جاۓ تو لوگ اپنی مرضی سے کام کریں گے اور اپنے کام کی بجاۓ دوسرے کے کام میں دخل اندازی کریں گے جس سے پورا سسٹم خراب ہوگا.

٤- لوگوں کے آپسی تعلق کا تعین

کسی بھی بزنس یا کمپنی میں بہت سے لوگ مل کر کام کرتے ہیں، ان لوگوں کا آپسی تعلق کیا ہے یہ لوگوں بتانا یا اس کے قوانین بنانا بہت ضروری ہوتا ہے. لوگوں کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ وہ کس کو جوابدہ ہیں یا پھر کس سے کام لینے کی ذمےداری ان کی ہے . یہ کسی کمپنی میں عہدے اور زمےداداری کا تعین ہوتا ہے جو کام کو اچھے طریقے سے انجام دینے کے لیے بہت ضروری ہے. 

آرگنائزنگ ہی وہ عمل ہے جس سے کام کرنے والے لوگ ناصرف اپنے کام اور ذمےداری کو سمجھتے ہیں بلکہ دوسرے کام کرنے والوں کے ساتھ اپنے تعلق کو بھی سمجھتے ہیں. ترقی پانے کے شوق میں اپنے کام میں مہارت دکھاتے ہیں اور کمپنی یا بزنس کی گروتھ میں حصہ لیتے ہیں.    

 امید ہے آپکو پلاننگ اور آرگنائزنگ کا کافی آیڈیا ہو گیا ہوگا . اس مضمون سے متعلق اپنی راۓ کا اظہار ضرور کریں تاکہ امن اس میں مزید بہتری لا سکوں