منیجمنٹ کے بنیادی کام (دوئم) Management Functions Part 2

 دوستو میرا نام فرحان بیگ ہے، میں سیلز اور منیجمنٹ کا تجربہ رکھتا ہوں، میرا مقصد منیجمنٹ کے حوالے سے بنیادی معلومات لوگوں تک پہنچانا ہے. میری کوشش ہے کہ لوگ منیجمنٹ کو سمجھیں اور اپنے کام یا بزنس کو بہتر انداز میں کر سکیں . میری اس کوشش میں مجھے آپ کے ساتھ کی بہت ضرورت ہے

اس سے پچھلے مضمون  میں ہم نے منیجمنٹ کے دو بنیادی کاموں، پلاننگ اور آرگنائزنگ پر بات کی تھی۔ آج ہم منیجمنٹ کے اگلے دو بنیادی کام لیڈنگ یعنی کمان اور کنٹرولنگ پر بات کریں گے۔ 

لیڈنگ یا کمان

 لیڈنگ یا کمان کو ڈائرکٹنگ بھی کہا جاتا ہے۔ یہ مکمل طور پر ایک منیجر کی جاب ہے۔ لیڈنگ یا ڈائرکٹنگ دراصل آرگنائزنگ کے فوری بعد کا عمل ہے۔ اس میں اپنے سٹاف یا ٹیم کو کام بتایا جاتا ہے، کام کا طریقہ سمجھایا جاتا ہے اور کام سے متعلق قوانین ضوابط بتائے جاتے ہیں یا ہدایات دی جاتی  ہیں۔ لیکن اس سارے عمل میں اپنے اس ہدف یا ٹارگٹ کو مدنظر رکھا جاتا ہے جو پلاننگ کے وقت طے کیا گیا تھا۔

 ایک منیجر کو یہ بات ذہن نشین رہنی چاہیے کہ کسی مشین کا آپریٹر نہیں ہے بلکہ اس کا کام انسانوں سے ڈیل کرنا ہے ان سے کام لینا ہے۔ مشین کی نہ تو سوچ ہوتی ہے نہ جذبات، لیکن انسان بتائے گئے کام کو اپنی ہی سوچ کے مطابق سمجھیں گے اور اپنی مرضی سے ہی انجام دیں گے۔ لہذا یہ بہت ضروری ہے کہ مقررہ ہدف کو حاصل کرنے کے لیے اپنی ٹیم کو کام کو درست مطلوبہ طریقہ بتایا جائے اور ان کی مسلسل رہنمائی کی جائے۔ 

لیڈنگ کو اچھے طریقے سے انجام دینے کے لیے چند باتوں کا خیال رکھنا بہت ضروری ہے

پروفیشنل کریکٹر

منیجر اپنی ذاتی زندگی جیسے بھی گزارے لیکن کام کے معاملے میں اسے اپنی ٹیم کے لیے رول ماڈل ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر 

وقت کی پابندی کرنا۔

 کام کو پورا وقت دینا۔ 

کام پر توجہ رکھنا۔

کوشش کرنا کہ کام میں غلطی نہ ہو 

غیر ضروری باتوں یا کاموں میں وقت صرف نہ کرنا

ہدف یا ٹارگٹ کو ہر وقت مدنظر رکھنا وغیرہ

  جدید اور درست معلومات

 منیجر کو چاہیے کہ اپنی ٹیم کے کام سے متعلق اپنی معلومات کو بڑھاتا رہے۔ 

اس کام کو کرنے کا درست طریقہ کیا ہے اس کو جانے۔ 

اس کام کو مزید بہتر کیسے کیا جاسکتا ہے، 

کام کے وقت کو کیسے گھٹایا جاسکتا ہے۔ 

کام میں ہونے والی غلطیوں کو کیسے ختم کیا جاسکتا ہے وغیرہ

ٹیم کی حوصلہ افزائی 

منیجر کے لیے بہت ضروری ہے کہ اپنی ٹیم کی مسلسل حوصلہ افزائی کرے، تاکہ ٹیم کی کارکردگی میں کمی نہ آئے۔ ہم یہ بات جانتے ہیں کہ منیجر مشین سے نہی بلکہ انسانوں سے کام لیتا ہے اور انسان جذبات رکھتے ہیں۔ کام میں مشکلات اکثر ٹیم کا حوصلہ پست کر دیتی ہیں۔ کبھی کبھار کوئی معمولی ناکامی لوگوں کو کام سے بےدل کر دیتی ہے۔ ایسے میں منیجر کا کردار بہت اہم ہوجاتا ہے، اسے چاہیے کہ اپنی ٹیم سے

مسلسل رابطہ رکھے، کام سے متعلق پوچھتا رہے۔

کام میں آنے والے مسائل اور مشکلات کے بارے میں ٹیم سے سوال کرے، ان کے حل کے لیے ٹیم سے رائے لے۔

ہر ٹیم ممبر کو اس کی ذاتی صلاحیتوں کے بارے آگاہ کرے، انھیں احساس دلائے کہ وہ یہ کام کر سکتے ہیں۔

اچھی کارکردگی والے ٹیم ممبران کو سراہے، اور پیچھے رہ جانے والوں کی مدد کرے۔۔

لیڈنگ یا ڈائرکٹنگ میں منیجر کا کردار ایک لیڈر کی طرح ہوتا ہے۔ منیجر کے لیے بہت ضروری ہے کہ اپنے رویے کو اس طرح رکھے کہ ٹیم اس کی لیڈرشپ پر اعتماد کرے، کسی کے ساتھ ذاتی تعلق نہ بنائے بلکہ سب ممبران سے ایک جیسے لگاؤ رکھے۔۔

کنٹرولنگ

سب سے پہلے ہم نے پلاننگ پر بات کی جس میں ہدف یا ٹارگٹ طے کیا جاتا ہے اس ہدف کے حصول کے لیے کام طے کیے جاتے ہیں، وسائل کا انتظام کیا جاتا ہے، پھر آرگنائزنگ میں اپنی ٹیم کی تقسیم کی جاتی ہے کہ کون کیا کام کرے گا، ڈپارٹمنٹ بنائے جاتے ہیں، اس کے بعد لیڈنگ پر بات کی کہ ٹیم کی رہنمائی اور حوصلہ افزائی کی جائے۔ اب مینجمنٹ کے آخری فنکشن کنٹرولنگ کو جانتے ہیں۔ 

کنٹرولنگ مینجمنٹ کا سب سے آخری کام ہے، ابھی تک مینجمنٹ پر جتنا بھی لکھا گیا ہے اس کے حساب سے کنٹرولنگ کے ساتھ مینجمنٹ مکمل ہو جاتی ہے۔ کنٹرولنگ کے

نتیجے میں ہمیں یہ پتہ چلتا ہے کہ ہماری مینجمنٹ کیسی رہی ہمیں کیا بہتر کرنے کی ضرورت ہے۔ اس طرح کنٹرولنگ میں دو کام کرنا ہوتے ہیں۔

ہدف کے مطابق نتائج کا جائزہ

ہمیں یہ دیکھنا ہے کہ ہمارا ہدف کیا تھا اور ہم اسے کس حد تک پورا کر پائے ہیں۔ مثال کے طور پر ہمارا ٹارگٹ روانہ 100 یونٹ بنانا تھا لیکن ہم روانہ اوسطاً 88 یونٹ بنا پائے ہیں۔ اسی طرح سیلز کا ٹارگٹ یا کسی علاقے کو کور کرنے کا ٹارگٹ کس حد تک پورا ہوا ہے۔ ہمارے ہدف اور نتائج میں کتنا فرق ہے اس کو لکھ لیا جاتا ہے اور پھر ان کی وجوہات کو تلاش کیا جاتا ہے۔ وہ کونسے عوامل رہے جن کی وجہ سے ہم اپنا کام پلان کے مطابق نہیں کر پائے۔ ان وجوہات کی نشاندھی کی جاتی ہیں۔ یہ بھی جانا جاتا ہے کہ یہ وجوہات ہمارے کنٹرول میں آتی ہیں یا نہیں آتیں۔ مثال کے طور پر پروڈکشن کم ہونے میں ہمارے سٹاف کی کارکردگی یا مشینری کی خرابی وجہ بنی ہے یا پھر ہمیں خام مال ہی نہیں مل سکا۔ ان ساری وجوہات کی لسٹ بنا کر اپنے نتائج کا جائزہ لے کر ہی ہم کنٹرولنگ کے دوسرے مرحلے کو شروع کر سکتے ہیں۔

مینجمنٹ میں درستگی

اپنے نتائج کا جائزہ لینے کے بعد جو بھی وجوہات ہمارے سامنے آئیں ان کی روشنی میں اپنی مینجمنٹ کو درست کیا جاتا ہے۔ یہ وجوہات بتا دیتی ہیں کہ کہاں بہتری کی ضرورت ہے۔ 

کیا پلاننگ ہی درست نہیں تھی؟

کیا آرگنائزنگ صحیح نہیں ہو سکی؟ 

ٹیم کو صحیح رہنمائی نہیں مل سکی؟

کیا مینیجر اپنی ٹیم کو صحیح طور سے استعمال ہی نہیں کر سکا؟

یا پھر کوئی ایسی وجہ تھی جو مینجمنٹ کے کنٹرول ہی میں نہیں تھی۔

اس کے نتیجے میں یا تو جہاں ضرورت ہو وہاں درستگی کی جاتی ہے یا پھر مینجمنٹ کو پورا عمل ہی چوبارہ شروع کیا جاتا

 ہے۔

دوستو ۔۔!  آج ہم نے مینجمنٹ سارے فنکشن کو مکمل کر لیا ہے۔ آئندہ بھی ہم منیجمنٹ اور کاروبار کے حوالے سے مختلف ایشوز پر بات کرتے رہیں گے۔ 

اس مضمون اور اس سے پچھلے مضامین کے بارے میں بھی اپنا فیڈ بیک ضرور دیں تاکہ ہم اچھے مضامین پر مزید اچھے انداز میں بات کر سکیں۔

.